PENGURUSAN REKOD, DOKUMEN RASMI DAN ARKIB UNIVERSITI

BAHAGIAN PENGURUSAN ORGANISASI
PELUPUSAN REKOD

Maksud pelupusan rekod:
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. - Akta ANM 2003 [Akta 62]

LARANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
  • Pejabat awam perlu mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara sebelum memusnahkan atau membenarkan pemusnahan rekod awam dibawah kawalannya.
  • Penalti - denda sebanyak RM5,000.00 atau 1 setahun penjara atau kedua-duanya sekali. -Seksyen 25, Akta Arkib Negara  2003 [Akta 629]

TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM
  • Rekod awam yang tidak aktif hendaklah dibuat pengasingan dan permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah ditetapkan
  • P.U.(A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008
  • Terdapat 2 kaedah:
    • Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Yang Dinyatakan Dalam JPR:
      • JPR Kewangan dan Perakaunan
      • JPR Urusan Am
      • JPR Urusan Fungsian
    • Permohonan Pelupusan Rekod Awam Yang Tidak Dinyatakan Dalam JPR

KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM
  • Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod dengan apa-apa cara
  • Dilaksanakan oleh Jabatan selepas mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia
  • Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada jualan melalui sebutharga, dibakar atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 JLD.4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan Bahan-bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun
  • Cara-cara pemusnahan rekod:
    • Rincih
    • Tanam
    • Bakar
    • Kitar semula
PELUPUSAN REKOD YANG ROSAK
  • Bencana alam, kebakaran, dimakan anai-anai dan sebagainya hendaklah dilaporkan kepada ANM
  • Bagi rekod kewangan dan perakaunan, kebenaran pelupusan perlu dikemukakan kepada Arkib Negara, Jabatan Audit dan Jabatan Akauntan Negara
  • Perbuatan khianat, sabotaj dan sebagainya yang melibatkan aduan polis hendaklah dilaporkan kepada ANM dan disertakan satu salinan laporan polis
  • Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan mengemukakan laporan bertulis dan bergambar

PELUPUSAN BAGI REKOD PEJABAT AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT)
  • Rekod yang telah ditamatkan akibat sesuatu pejabat awam tidak berfungsi lagi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut tatacara pelupusan rekod awam

FAEDAH PELUPUSAN REKOD



PEMELIHARAAN REKOD

KEPENTINGAN MEMELIHARAAN REKOD
  • Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Pejabat Awam yang mempunyai nilai kebangsaaan adalah warisan sejarah negara.
  • Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang digunakan oleh penjawat awam, penyelidikan dan generasi akan datang
  • Rekd-rekod yang mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan baik dan akan membawa kerugian kepada negara

PEMINDAHAN REKOD

Proses di mana  rekod awam dipindahkan dari sesebuah Pejabat Awam ke Arkib Negara Malaysia untuk simpanan kekal. Rekod yang dipindahkan ini adalah rekod yang tidak lagi aktif tetapi mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan.

OBJEKTIF PEMINDAHAN REKOD
  • Memastikan rekod yang mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan dipelihara dengan lebih selamat untuk penyelidikan dan rujukan akan datang
  • Memastikan memori institusi dan warisan negara disimpan dan dipelihara kekal

KUMPULAN REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN
  • Rekod yang wujud pada dan sebelum Disember 1948 -Semenanjung Malaysia
  • Rekod yang wujud pada dan sebelum september 1936 -Sabah dan Sarawak
  • Rekod Peribadi/ Buku Perkhidmatan
  • Rekod lebih 20 tahun bernilai rujukan
  • Berdasarkan JPR
  • Rekod terperingkat yang diturun taraf – terbuka
  • Dipersetujui Ketua Pengarah Arkib Negara

PENANGGUHAN PEMINDAHAN REKOD
  • Berdasarkan  seksyen 35 (3), Akta Arkib Negaa 2003 [Akta 629], penangguhan pemindahan rekod awam boleh diberikan oleh Ketua Pengarah ANM sekiranya rekod tersebut masih diperlukan atau pemindahan segera rekod awam itu akan menjejaskan pentadbiran mana-mana Pejabat Awam atau bertentangan dengan kepentingan awam. Pejabat Awam berkenaan hendaklah mengemukakan Surat Pemberitahuan Penangguhan Pemindahan kepada ANM

RUJUKAN SEMULA REKOD YANG TELAH DIPINDAHKAN
  • Rekod yang telah dipindahkan ke ANM boleh dirujuk semula oleh pejabat yang memindahkan rekod tersebut melalui rujuk atau pinjaman jabatan. Perkhidmatan rujukan atau pinjaman jabatan boleh dibuat melalui Seksyen Rujukan dan Akses dengan menggunakan Borang Permintaan (MICS.79)-Seksyen 35 (1), Akta Arkib Negera 2003 [Akta 629]
  • Rekod yang dipinjam oleh jabatan tetapi tidak dikembalikan semula dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh pinjamn akan dibatalkan daripada senarai pemindahakan

JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)

Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan.

FAEDAH JADUAL PELUPUSAN REKOD


Memenuhi keperluan perundangan dan melindungi pejabat awam dari tindakan undang-undang
  • Mencegah pemusnahan rekod yang belum mencukupi tempoh tertentu bagi tujuan perundangan, kewangan dan keperluan pentadbiran
  • Memusnahkan rekod-rekod yang tidak bernilai kekal dengan segera berdasarkan tindakan pelupusan yang telah ditetapkan
  • Memindahkan rekod-rekod yang bernilai arkib ke Arkib Negara Malaysia
  • Menjimatkan kos, peralatan, ruang penyimpanan dan tenaga kerja untuk menyelenggara rekod tidak aktif
  • Mewujudkan pengurusan rekod yang cekap di jabatan
  • Meningkatkan perlindungan dan keselamatan rekod penting
  • Memelihara memori institusi (institutional memory) pejabat awam

TATACARA PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD FUNGSIAN
  1. Perbincangan Awal Antara Pejabat Awam dan Arkib Negara Malaysia
  2. Pembentukan Pasukan Petugas Penyediaan JPR
  3. Analisa Rekod Fungsian
  4. Penyediaan Inventori Rekod
  5. Penilaian Rekod
  6. Penyediaan Draf JPR
  7. Persetujuan Ketua Pejabat Awam
  8. Kelulusan Jadual Pelupusan Rekod

PEMATUHAN PENGGUNAAN JPR
JPR akan berkuatkuasa dari tarikh ianya diluluskan, pejabat awam hendaklah :
  • Menggunapakai di peringkat ibu pejabat, negeri dan cawangan, di dalam dan luar negara(jika berkenaan).
  • Memohon kelulusan pemusnahan rekod dengan mengemukakan Borang Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam.
  • Memohon kelulusan pemindahan rekod yang bernilai kekal yang diputuskan pindah ke Arkib Negara Malaysia dengan menggunakan Borang Arkib 11/08 - Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam

MENGEMASKINI JPR

Sebarang pindaan kepada JPR perlu mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia. JPR hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut:
  • Berlaku perubahan dalam organisasi dan fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan siri rekod.
  • Berlaku perubahan perundangan dan polisi jabatan yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.
  • Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa sesebuah pejabat awam.

BORANG-BORANG PELUPUSAN REKOD

KHIDMAT NASIHAT

Maklumat lanjut dan pertanyaan boleh diajukan kepada:

Ketua
Bahagian Pengurusan Organisasi
Universiti Malaysia Sarawak
94300 Kota Samarahan
Sarawak


Tel: 082- 58 1121/1110
Faks: 082-581116
emel: bpo@unimas.my