PENGURUSAN REKOD, DOKUMEN RASMI DAN ARKIB UNIVERSITI

BAHAGIAN PENGURUSAN ORGANISASI
PENGURUSAN REKOD

Pengurusan rekod merupakan satu bidang pengurusan yang bertanggujawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan rekod di UNIMAS. Kawalan ini termasuklah penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod -MS 2223-1:2015, Bahagian 1, Klausa 3

Rekod merupakan bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. -Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

Rekod Awam merupakan rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmatan awam atau pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511] -Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)


CIRI-CIRI REKOD
  • Setiap rekod yang hendak diwujudkan perlulah sahih (authentic), mempunyai nilai-nilai kebolehpercayaan (reliable), lengkap (completeness), utuh (integrity), dan boleh digunakan (useable) semasa menjalankan tugas rasmi serta mematuhi undang-undang yang ditetapkan dan akauntabiliti.
  • Setiap rekod yang hendak diwujudkan perlulah diuruskan dengan cekap dan teratur bermula dari pewujudan rekod, penawanan, penggunaan, pemeliharaan sehinggalah pelupusan rekod






KITARAN HAYAT REKOD

 

FAEDAH PENGURUSAN REKOD




KLASIFIKASI FAIL

Klasifikasi adalah proses mengenal pasti kategori atau kategori aktiviti perkhidmatan dan rekod yang dijana dan dikumpul, jika berkenaan, ke dalam fail bagi memudahkan pemerihalan, kawalan, pautan dan penetapan status pelupusan dan akses. (MS 2223, Bahagian 2, Klausa 4.3.4)

Proses mengenalpasti dan mengumpulkan maklumat secara logikal ke dalam kategori/ kumpulan yang sama atau seakan-akan sama, di mana setiap satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri. (Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam)


OBJEKTIF KLASIFIKASI FAIL


KLASIFIKASI FAIL BERDASARKAN FUNGSI

1. Urusan Am
Rekod Urusan Am adalah rekod yang memberi sokongan kepada perjalanan jentera sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod yang meliputi perkara seperti:
  • 100 – Pentadbiran
  • 200 - Tanah, Bangunan dan Infrastruktur
  • 300 - Aset dan Stor
  • 400 – Kewangan
  • 500 - Sumber Manusia

2. Urusan Fungsian
Rekod Urusan Fungsian adalah rekod teras berkaitan fungsi, aktiviti khusus dan sub-aktiviti bagi sesebuah pejabat awam. Ia berbeza-beza di antara setiap pejabat awan dan untuk IPTA meliputi perkara berikut:
  • 600 – Pengurusan Akademi
  • 700 – Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
  • 800 – Pengurusan Penyelidikan

HIERARKI KLASIFIKASI FAIL
  • Fungsi - Tanggungjawab utama/khusus yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai objektif penubuhannya (juga dikenali sebagai Perkhidmatan Teras)
  • Aktiviti - Kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah Pejabat Awam dalam mencapai Fungsi khusus penubuhannya
  • Sub-aktiviti - Kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan dibawah Aktiviti
  • Transaksi (Fail) - Merupakan fail-fail dengan tajuk khusus dibawah sesuatu SubAktiviti


FAEDAH PENYEDIAAN KLASIFIKASI
  • Mewujudkan hubungkait antara satu rekod dengan rekod yang lain
  • Memudahkan penyediaan JPR
  • Perkongsian maklumat serta pengendalian maklumat secara sistematik
  • Pengesanan maklumat dengan cepat dan tepat
  • Penyampaian perkhidmatan yang cekap dan berkesan
  • Memenuhi kriteria Pengurusan Rekod yang cemerlang (Penarafan Bintang)

KOD FAIL UNIMAS
Semua semakan dan pendaftaran kod fail Universiti diminta untuk merujuk ke Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar. Ini bagi memastikan kod-kod fail yang didaftarkan adalah seragam dan mudah dibuat semakan.

 

PENDAFTARAN DAN FORMAT BORANG UNIMAS



Sistem E-Mesyuarat MS TEAM
https://dev-www.unimas.my/t2BPO/images/2022/11/11/_spmedia_thumbs/under-contraction.png

KHIDMAT NASIHAT

Maklumat lanjut dan pertanyaan boleh diajukan kepada:

Ketua
Bahagian Pengurusan Organisasi
Universiti Malaysia Sarawak
94300 Kota Samarahan
Sarawak


Tel: 082- 58 1121/1110
Faks: 082-581116
emel: bpo@unimas.my